Les secrets d’une réunion hebdomadaire parfaite
La réunion hebdomadaire aussi appelée entretien individuel ou encore 1-1, est un moment privilégié entre le collaborateur et son manager. Et pourtant, c’est souvent le rendez-vous le plus sacrifié de la semaine. Si notre agenda se densifie ou que nous avons un imprévu, il est fréquent de voir notre réunion hebdomadaire 1-1 disparaître. Chez Aster nous considérons la réunion hebdomadaire 1-1 comme l’un des outils les plus puissants à disposition du manager comme du collaborateur.
En tant que manager, pourquoi la réunion hebdomadaire est-elle votre meilleure alliée ?
La réunion hebdomadaire est l’un des meilleurs leviers pour garantir les performances de votre équipe. L’environnement de confiance que vous créez dans cet entretien est fait pour assurer une communication bilatérale efficace. C’est grâce à cette communication que votre collaborateur et vous pouvez aborder tous les sujets et désamorcer les difficultés en cours ou à venir. Alors que les tableaux de bord vous remontent des données quantitatives, l’échange avec votre collaborateur vous renseigne, lui, sur les conditions de réalisation de ces données. Ce sont des informations capitales pour comprendre la performance de votre équipe. À la suite de tous vos entretiens individuels, vous serez en mesure de fournir à votre hiérarchie, des explications précises et pertinentes sur le suivi du plan stratégique issu du comité de direction.
L’autre bénéfice d’une communication franche et effective, c’est la valorisation de votre collaborateur. En ayant eu votre écoute active pendant 30 minutes, il se sent considéré et en confiance. C’est la base de la motivation en entreprise.
Comment préparer une réunion hebdomadaire ou 1-1 ?
Le manager prépare une structure de réunion hebdomadaire qui sera enrichie au fur et à mesure des semaines. Plus votre équipe est grande, plus vous aurez de 1-1 à préparer et à suivre. Nous vous conseillons donc de faire une structure réplicable, une sorte de modèle de compte-rendu de réunion hebdomadaire que vous pourrez utiliser pour chaque membre de votre équipe. Faites de même pour les réunions d’équipe ou pour vos entretiens mensuels ou annuels. C’est un vrai gain de temps. Une fois structuré, l’ordre du jour est partagé au collaborateur pour qu’il y apporte ses éléments : un nouveau sujet, une décision à prendre, des congés à poser… Il doit également rassembler toutes les informations nécessaires à la prise de décision. La date limite de modification de l’ordre du jour est fixée à la veille de la réunion hebdomadaire. Le manager a ainsi le temps de s’approprier les changements et préparer son animation.
Quelle structure pour votre réunion hebdomadaire ?
Votre réunion hebdomadaire n’a pas la même structure en fonction du moment où elle se tient dans la semaine.
La structure d’une réunion hebdomadaire de début de semaine
En début de semaine, le but de l’entretien est de lancer la semaine, de la dynamiser. Il insuffle l’énergie nécessaire pour remplir les objectifs prévus. Pour cela vous devez d’abord capter l’humeur du collaborateur. Si celle-ci n’est pas bonne et qu’il estime que ça va jouer sur ses performances, c’est précisément cette réunion hebdomadaire qui va vous donner les clés pour améliorer la situation. Votre écoute active doit s’illustrer avec un questionnement ouvert.
S'enchaînent ensuite les sujets en cours. Pour chaque sujet, vous discutez des tâches à accomplir, des difficultés prévisibles, des décisions à prendre pour pouvoir avancer. C’est une réunion parfaite pour prendre du recul sur la charge de travail et ajuster les priorités. Assurez-vous que le collaborateur comprenne bien l’impact de ses objectifs individuels dans l’objectif global de votre entreprise. Responsabilisez-le et soulignez l’importance de son rôle. Pour augmenter la dynamique positive, questionnez-le sur les tâches de cette semaine qu’il préfère. Encouragez-le sur les tâches qu’il redoute le plus.
Gardez une section plus administrative pour parler des demandes de congés par exemple. S’il y a eu une communication générale, profitez de cette réunion hebdomadaire pour vous assurer qu’elle a bien été comprise. À la fin, demandez-lui ce qu’il retient de positif de cet échange.
La structure d’une réunion hebdomadaire de fin de semaine
En fin de semaine, l’entretien individuel doit souligner le travail accompli. Il apporte une satisfaction d’accomplissement et projette le collaborateur dans ses missions de la semaine suivante. Commencez par écouter son ressenti par rapport à la semaine écoulée. Passez ensuite en revue les différents sujets de votre ordre du jour. Chaque sujet présente les réalisations de la semaine, les blocages, la gestion des tâches et du temps pour les réaliser. C’est à cet instant que le rassemblement des données est primordial. En ayant les informations sous les yeux, vous savez tous les deux de quoi vous parlez. Ce sont les conditions optimales pour prendre les meilleures décisions.
Pour conclure, vous pouvez demander au collaborateur ce qu’il améliorerait dans cette réunion hebdomadaire. Toute amélioration est bonne à entreprendre si elle développe le climat de confiance. Puis finissez avec l’expression de chacun sur ce que vous retenez positif de cet entretien 1-1.
Les secrets de l’animation d’une réunion hebdomadaire
Une réunion hebdomadaire doit être concise. Si elle s’éternise fréquemment, le ressenti que l’on en garde favorise son annulation lors des semaines suivantes. Personne n’aime garder une réunion où l’on ne se sent pas efficace et c’est naturellement qu’on l'évince à la moindre occasion. Contrairement à la réunion mensuelle qui dure plus longtemps, la réunion hebdomadaire n’excède pas 30 minutes. Définissez une durée pour chaque sujet. Si un sujet vous prend plus de temps que prévu, vous devez alors lui dédier une réunion particulière.
Toujours dans l’optique de maîtriser le temps, vous devez savoir gérer l’arrivée de sujets impromptus dans le déroulé de la réunion hebdomadaire. Ces sujets ont souvent pour effet de monopoliser la parole car ils ne sont pas préparés et nécessitent un débat plus approfondi. Ces sujets doivent être identifiés dès leur apparition et rangés dans une section dédiée de votre structure de réunion. Chez Aster nous appelons cette partie : le parking. Si la réunion se termine plus tôt, alors les sujets du parking seront traités par ordre de priorité. S’il n’y a pas de temps disponible, les sujets du parking sont ajoutés à l’ordre du jour de la semaine prochaine.
Le compte-rendu de réunion d’équipe : bilan de la valeur produite
Une fois la réunion terminée, vos notes sont venues compléter votre structure initiale. Nous vous encourageons à prendre des notes sur un document collaboratif. Vous et votre collaborateur pouvez ainsi consolider votre prise de notes pendant la réunion. De cette façon, vous avez déjà votre compte-rendu dès la fin de la réunion ! Votre compte-rendu de réunion résume les points à suivre, les actions faites et à faire, les décisions prises… Sa force est qu’il prépare déjà l’ordre du jour de votre prochaine occurrence. Ces mêmes points seront alimentés et suivis lors des réunions suivantes. En optimisant la préparation de votre réunion, vous optimisez son animation, la production de son compte-rendu et les occurrences suivantes.
La réunion hebdomadaire est donc l’un des outils les plus puissants de votre leadership. Il permet un suivi précis de la productivité de votre équipe. La consolidation de ces informations est la condition sinéquanone pour prendre des décisions stratégiques éclairées en comité de direction ou comité de pilotage.
