Comment faire un bon compte-rendu de réunion ?
Un compte-rendu de réunion est un document écrit qui résume les sujets, les éléments clés et les décisions prises lors d'une réunion. Il garde une trace immuable de vos échanges. Le compte-rendu de réunion a plusieurs objectifs :
- Il rappelle aux participants ce qui a été discuté, les tâches qui leurs incombent pour la prochaine occurrence.
- Il informe les absents de la réunion du contenu minimum à savoir suite à cette réunion.
- Il sert de référence officielle, légale ou non pour les actions futures.
Le compte-rendu de réunion se prépare… avant la réunion !
Le compte-rendu de réunion se prépare déjà avec l’ordre du jour. En effet, c’est l’ordre du jour qui va définir les sujets de votre réunion, les discussions qui doivent avoir lieu, les décisions qui doivent aboutir. En préparant votre ordre du jour, vous préparez donc votre compte-rendu de réunion. Et c’est un très fort levier d’efficacité de votre réunion.
Pour vous assurer d’avoir un ordre du jour exhaustif et qui ne laisse pas de sujet de côté, partagez-le aux participants quelques jours avant la réunion. Ils ont ainsi jusqu’à la veille de la réunion pour l’augmenter avec leurs sujets ou encore y apporter des modifications.
Pendant la réunion, copiez-collez votre ordre du jour dans un document collaboratif et prenez vos notes directement dessus. La majorité de votre compte-rendu de réunion est déjà là.
Les secrets de la prise de notes
Pour garantir la récupération des informations essentielles discutées pendant la réunion, il n’est pas rare qu’une personne soit désignée scribe. D’autant plus quand les participants sont nombreux. Cette personne a ainsi la responsabilité de la prise de notes pendant la réunion et est souvent chargée de rédiger le compte-rendu de réunion par la suite. Ce rôle peut avoir comme conséquence de ne pas pouvoir être actif dans les discussions. Chez Aster, nous encourageons les participants à prendre la parole au moins une fois par réunion. Exposer une idée, réagir à un sujet, poser une question. Tout le monde doit se sentir concerné par la réunion. C’est un levier d’engagement des participants et donc un gage d’efficacité pour la réunion.
La prise de notes par une seule personne reste difficile. Une seule personne ne peut pas capter toutes les informations en étant active. La solution pour cela est de prendre vos notes sur un document collaboratif. Et cette collaboration doit pouvoir se faire en simultané. Un scribe reste responsable de la prise de notes globale mais chacun a la possibilité d’alimenter ce compte-rendu de réunion en direct.
Les éléments clés d’un compte-rendu de réunion
Le contenu d'un compte-rendu de réunion varie selon le type de réunion et son objectif. Nous y reviendrons plus tard. Toutefois, il doit généralement inclure les éléments suivants :
- La date et l'heure.
Vous pouvez également rajouter le lieu si cette information est pertinente. - La liste des participants présents et absents.
- L'ordre du jour de la réunion.
- Les points clés discutés et les décisions prises.
- Les actions à entreprendre, les responsables de leur réalisation et la date à laquelle ces actions doivent être achevées.
- Les questions en suspens ou les problèmes non résolus qui seront examinés lors de la prochaine occurrence.
- La date et l'heure de la prochaine occurrence de cette réunion.
Le compte-rendu de réunion doit être précis et concis. Il est rédigé dans un langage clair et compréhensible pour tous les participants.
À chacun son modèle de compte-rendu de réunion
Comme évoqué plus haut, chaque type de réunion répond à un objectif propre et possède un compte-rendu particulier. Nous vous conseillons d’avoir un modèle pour chaque, afin de gagner du temps dans la préparation de vos réunions.
Le comité de direction
Un comité de direction rassemble les directeurs de pôle autour du directeur général pour développer l’entreprise dans toutes ses dimensions. Leurs réunions abordent la stratégie à long terme, les opportunités et les points de vigilance, ou encore l'allocation des ressources. Ici le compte-rendu de réunion est généralement rédigé par un secrétaire ou un responsable de la communication.
La structure d’un compte-rendu de comité de direction doit donc reprendre les différentes décisions prises et leurs justifications. Il permet ainsi aux différents directeurs de les décliner en plan d’action pour leurs équipes. C’est également un document qui peut être partagé en externe pour les investisseurs ou les actionnaires.
La nécessité d’un compte-rendu de réunion pour le comité de direction est d’autant plus importante puisqu’il sert de référence pour toute procédure réglementaire ou pour un audit.
La réunion d'équipe
Une réunion d'équipe réunit les membres d'une équipe de travail pour discuter des projets en cours. La structure de cette réunion et donc de son compte-rendu s’articule autour des différents projets à passer en revue. Pour chaque projet, le compte-rendu synthétise les éventuels problèmes et les progrès réalisés. Il y figure également les prochains objectifs à atteindre et les décisions prises collectivement. Le compte-rendu de réunion d’équipe doit aussi faire figurer les informations générales de l’entreprise communiquées lors de cette occurrence.
Le compte-rendu de réunion d’équipe permet d’assurer la pérennité des informations qui fédère une équipe et de garder une trace de l’avancée des actions à mener.
La réunion hebdomadaire ou 1to1
La réunion hebdomadaire ou encore entretien 1to1 est un moment d’échange privilégié entre un collaborateur et son manager. Son objectif est de passer en revue les performances quantitatives de votre collaborateur et de les expliquer de manière qualitative. Vous évaluez ainsi les progrès réalisés sur ses projets, discutez des défis rencontrés et des solutions envisagées. Vous échangez également des informations importantes ou planifiez les tâches à venir pour la semaine suivante. Tous ces éléments doivent figurer dans le compte-rendu de la réunion hebdomadaire. Cela permet un suivi efficace de semaine en semaine et assure une remontée d’informations systématique tout au long de la ligne managériale.
Le compte-rendu de réunion est à envoyer aux participants après la réunion et doit être conservé dans les archives de votre entreprise pour référence future.
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