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Comment Thales a rendu ses réunions de projet mieux préparées, et avec un suivi des plans d’actions plus efficace

2 min avec Thomas Caussat, Deputy head of software project chez Thales

entreprise

  • 80 000 collaborateurs
  • 68 pays

activité

Thales est un groupe d’électronique spécialisé dans l’aérospatiale, la défense, la sécurité et le transport terrestre.

fonctionnalités préférées 💜

  • Préparation collaborative & asynchrone
  • Modèles de réunions
  • Partage instantané compte-rendu
  • Timer de sujet

cas d’usage

  • Réunions de PO

Qui êtes-vous ?

Je suis Thomas Caussat, Deputy head of software project chez Thales Land & Air Systems. Je travaille sur un projet de refactoring de spécification logiciel et de test sur un composant d’IHM du produit de gestion du trafic aérien français. C’est un contexte d’équipe multi-site et multiculturelle (Toulouse, Rungis, et 2 sites en Inde avec des partenaires externes). Nous sommes donc 70 sur le projet.

Quels étaient vos besoins avant Aster ?

  • Avant Aster, on essayait de rédiger des comptes-rendus en partant du précédent sous OneNote. On avait des problèmes d’accès au compte-rendu des OneNote dans Teams. Par exemple,  ne pouvaient accéder au reporting que les participants de la réunion, mais pas d’autres équipes qui pourraient bénéficier de ces informations.
  • Nous voulions aussi rendre obsolètes certaines tâches ou décisions prises mais les garder quand même en visibilité pour que les absents puissent voir l’historique de ce qui a été dit. On utilisait des jeux de mise en forme de police mais c’était compliqué et pas bien visible.
  • Ensuite, les réunions n’étaient pas préparées et donc moins réfléchies, moins focus, moins synthétiques dans le partage.
  • Le problème finalement, c’est qu’on prenait les notes de réunion dans un outil qui n’était pas adapté. Là, je vois en un instant les comptes-rendus que je partage en un clic ou que j’édite en quelques secondes.

« Aster apporte beaucoup à Thales. Cet outil collaboratif permet à chacun des participants d’une réunion de faire un partage focus et synthétique. »

 Thomas Caussat, Deputy head of software project chez Thales

Pourquoi avoir choisi Aster ?

Aster est simple d’utilisation et le périmètre est bien délimité.

Quels bénéfices concrets tirez-vous de l’utilisation d’Aster ?

  • Les réunions sont mieux préparées car chacun est responsabilisé sur la partie qu’il doit préparer, notamment grâce aux templates qui guident la préparation et responsabilisent. Ceux qui préparent font grandir l’équipe en incitant les autres à faire tout aussi bien. L’objectif est d’être hyper focus et prendre de la hauteur pour partager efficacement en réunion car chaque team leader dispose d’environ 5 minutes.
  • Aster est un facilitateur pour bien formater nos réunions : le format est déjà prêt et pré-complété, cela donne un vrai cadre facilitateur.
  • Le compte-rendu PDF automatique à la fin assure que l’information soit tout le temps disponible et tracée. Il est shooté en un clic, c’est vraiment efficace.

« Au niveau de l’équipe complète, on ne se pose plus la question d’où est l’information du meeting, j’y ai accès en un clic, ça nous allège la charge de travail pour rechercher les bonnes informations et cela évite la duplication d’information. »

  • Le time boxing nous permet aussi de cadrer le temps dans lequel on partage chaque sujet et tout le monde s’efforce à tenir ce temps là. Et sur 4 réunions de PO par semaine, on économise 10% de temps à chaque réunion et à la fin, c’est significatif.
  • Nous n’avons plus de tâches dispersées dans les mails, Trello, des comptes-rendus,…tout est dans Aster, on a une vue consolidée de toutes les actions.

Commencer à gagner du temps de réunion pour mes équipes

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  • 68 pays

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Thales est un groupe d’électronique spécialisé dans l’aérospatiale, la défense, la sécurité et le transport terrestre.

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  • Préparation collaborative & asynchrone
  • Modèles de réunions
  • Partage instantané compte-rendu
  • Timer de sujet

cas d’usage

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Qui êtes-vous ?

Je suis Thomas Caussat, Deputy head of software project chez Thales Land & Air Systems. Je travaille sur un projet de refactoring de spécification logiciel et de test sur un composant d’IHM du produit de gestion du trafic aérien français. C’est un contexte d’équipe multi-site et multiculturelle (Toulouse, Rungis, et 2 sites en Inde avec des partenaires externes). Nous sommes donc 70 sur le projet.

Quels étaient vos besoins avant Aster ?

  • Avant Aster, on essayait de rédiger des comptes-rendus en partant du précédent sous OneNote. On avait des problèmes d’accès au compte-rendu des OneNote dans Teams. Par exemple,  ne pouvaient accéder au reporting que les participants de la réunion, mais pas d’autres équipes qui pourraient bénéficier de ces informations.
  • Nous voulions aussi rendre obsolètes certaines tâches ou décisions prises mais les garder quand même en visibilité pour que les absents puissent voir l’historique de ce qui a été dit. On utilisait des jeux de mise en forme de police mais c’était compliqué et pas bien visible.
  • Ensuite, les réunions n’étaient pas préparées et donc moins réfléchies, moins focus, moins synthétiques dans le partage.
  • Le problème finalement, c’est qu’on prenait les notes de réunion dans un outil qui n’était pas adapté. Là, je vois en un instant les comptes-rendus que je partage en un clic ou que j’édite en quelques secondes.

« Aster apporte beaucoup à Thales. Cet outil collaboratif permet à chacun des participants d’une réunion de faire un partage focus et synthétique. »

 Thomas Caussat, Deputy head of software project chez Thales

Quels bénéfices concrets tirez-vous de l’utilisation d’Aster ?

  • Les réunions sont mieux préparées car chacun est responsabilisé sur la partie qu’il doit préparer, notamment grâce aux templates qui guident la préparation et responsabilisent. Ceux qui préparent font grandir l’équipe en incitant les autres à faire tout aussi bien. L’objectif est d’être hyper focus et prendre de la hauteur pour partager efficacement en réunion car chaque team leader dispose d’environ 5 minutes.
  • Aster est un facilitateur pour bien formater nos réunions : le format est déjà prêt et pré-complété, cela donne un vrai cadre facilitateur.
  • Le compte-rendu PDF automatique à la fin assure que l’information soit tout le temps disponible et tracée. Il est shooté en un clic, c’est vraiment efficace.

« Au niveau de l’équipe complète, on ne se pose plus la question d’où est l’information du meeting, j’y ai accès en un clic, ça nous allège la charge de travail pour rechercher les bonnes informations et cela évite la duplication d’information. »

  • Le time boxing nous permet aussi de cadrer le temps dans lequel on partage chaque sujet et tout le monde s’efforce à tenir ce temps là. Et sur 4 réunions de PO par semaine, on économise 10% de temps à chaque réunion et à la fin, c’est significatif.
  • Nous n’avons plus de tâches dispersées dans les mails, Trello, des comptes-rendus,…tout est dans Aster, on a une vue consolidée de toutes les actions.

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