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Comment les équipes de CAIB ont amélioré le suivi des décisions et des actions prises en réunion

David Reverseau

2 min avec David Reverseau, Responsable Système d’Information chez CAIB

entreprise

  • Entreprise française
  • +450 collaborateurs

activité

CAIB est le leader dans son activité 100% dédiée à la distribution Bâtiment et Bricolage à destination de 3 réseaux : négoces professionnels, GSB et enseignes spécialistes.

fonctionnalités préférées 💜

  • Préparation collaborative & asynchrone
  • Partage instantané compte-rendu
  • Intégration à Office 365

cas d’usage

  • Réunions hebdomadaires

Qui êtes-vous ?

Je suis David Reverseau, Responsable Système d’Information chez CAIB, une entreprise industrielle qui conçoit, produit et commercialise des fenêtres et des portes dans des technologies PVC et Aluminium. Mon rôle est d’accompagner les métiers dans le développement de leur activité à travers des outils digitaux existants ou nouveaux pour répondre aux nouvelles attentes ou aux nouvelles organisations. C’est là qu’Aster est intervenu. 

Quels étaient vos besoins avant Aster ?

  • générer une meilleure collaboration en amont des réunions : Teams et OneNote permettent certes de consigner nos notes de réunion, mais il n’y a jamais eu de co-contributeurs en amont de la réunion. On attendait la réunion pour se dire les choses, cela prenait énormément de temps à tout le monde.
  • permettre une rédaction fluide et efficace des comptes-rendus en réunion pour que l’on sorte tous avec les mêmes notes et un bilan partagé de la réunion, même les absents. Car il est difficile d’être à la fois l’animateur de la réunion et le rédacteur du compte-rendu en temps réel ; une forte charge administrative incombait à celui qui organisait la réunion pour que celle-ci soit efficace.
  • automatiser le suivi des actions et décisions : on avait des méthodologies de pilotage des réunions, mais il n’y avait pas de trame documentaire qui permette de tracer dans le temps tout ce qui ressort de nos réunions.

L’idée finalement était de trouver une solution qui nous permette de rendre les réunions plus efficaces et qui puisse se transposer facilement à l’ensemble des cas d’usage de l’entreprise : les réunions projet et les rituels managériaux.

« Pour nous, Aster est l’outil qui rend efficace les comptes-rendus de réunion et le suivi des décisions et des actions»

 David Reverseau, Responsable Système d’Information chez CAIB

Pourquoi avoir choisi Aster ?

  • Depuis l’environnement Teams, on est capable avec Aster d’avoir un outil fédérateur qui prend en charge le côté mise en forme, rédactionnel et traçabilité de nos comptes-rendus. Le point qui m’a tout de suite séduit : quand on finit une réunion, j’ai un immédiatement un résultat concret et l’équipe ressort avec un compte-rendu. Puis quand on commence la réunion suivante, elle repart automatiquement de ce dernier compte-rendu qui sert de trame pour amorcer le dialogue et capitaliser.
  • L’intégration avec Office 365, en particulier avec Planner, était essentielle pour nous. Une réunion se traduit par un plan d’actions qui doivent se retrouver dans Planner et sont alimentées automatiquement par les tâches d’Aster. A la réunion suivante, les mises à jour sur Planner ont été prises en compte par Aster.

Quels bénéfices concrets tirez-vous de l’utilisation d’Aster ?

  • La qualité de la préparation – rendue simple, collaborative, en partie automatisée – rend la réunion beaucoup plus intéressante et dense, on y vient tous en étant acteurs, plus seulement l’organisateur. Aster étant un outil collaboratif, cela a donné une nouvelle dimension d’usage pour tous les contributeurs d’une réunion : l’efficacité de la réunion n’incombe plus seulement à l’organisateur, c’est un travail collaboratif. Une information plus riche ressort de la réunion.
  • La diffusion du compte-rendu en un clic permet de cascader des informations riches auprès d’une ou plusieurs équipe(s) et fait gagner beaucoup de temps. Pour tous ceux qui rédigent et diffusent des comptes-rendus, l’aspect instantané et fluide du partage du compte-rendu est vraiment un gain de temps “administratif” qui peut vite représenter beaucoup de temps réel gagné et démultiplié par le nombre de réunions organisées chaque semaine. Ca nous déleste d’un besoin administratif pourtant incontournable.

entreprise

  • Entreprise française
  • +450 collaborateurs

activité

CAIB est le leader dans son activité 100% dédiée à la distribution Bâtiment et Bricolage à destination de 3 réseaux : négoces professionnels, GSB et enseignes spécialistes.

fonctionnalités préférées 💜

  • Préparation collaborative & asynchrone
  • Partage instantané compte-rendu
  • Intégration à Office 365

cas d’usage

  • Réunions hebdomadaires

Qui êtes-vous ?

Je suis David Reverseau, Responsable Système d’Information chez CAIB, une entreprise industrielle qui conçoit, produit et commercialise des fenêtres et des portes dans des technologies PVC et Aluminium. Mon rôle est d’accompagner les métiers dans le développement de leur activité à travers des outils digitaux existants ou nouveaux pour répondre aux nouvelles attentes ou aux nouvelles organisations. C’est là qu’Aster est intervenu. 

Quels étaient vos besoins avant Aster ?

  • générer une meilleure collaboration en amont des réunions : Teams et OneNote permettent certes de consigner nos notes de réunion, mais il n’y a jamais eu de co-contributeurs en amont de la réunion. On attendait la réunion pour se dire les choses, cela prenait énormément de temps à tout le monde.
  • permettre une rédaction fluide et efficace des comptes-rendus en réunion pour que l’on sorte tous avec les mêmes notes et un bilan partagé de la réunion, même les absents. Car il est difficile d’être à la fois l’animateur de la réunion et le rédacteur du compte-rendu en temps réel ; une forte charge administrative incombait à celui qui organisait la réunion pour que celle-ci soit efficace.
  • automatiser le suivi des actions et décisions : on avait des méthodologies de pilotage des réunions, mais il n’y avait pas de trame documentaire qui permette de tracer dans le temps tout ce qui ressort de nos réunions.

L’idée finalement était de trouver une solution qui nous permette de rendre les réunions plus efficaces et qui puisse se transposer facilement à l’ensemble des cas d’usage de l’entreprise : les réunions projet et les rituels managériaux.

« Pour nous, Aster est l’outil qui rend efficace les comptes-rendus de réunion et le suivi des décisions et des actions»

 David Reverseau, Responsable Système d’Information chez CAIB

Pourquoi avoir choisi Aster ?

  • Depuis l’environnement Teams, on est capable avec Aster d’avoir un outil fédérateur qui prend en charge le côté mise en forme, rédactionnel et traçabilité de nos comptes-rendus. Le point qui m’a tout de suite séduit : quand on finit une réunion, j’ai un immédiatement un résultat concret et l’équipe ressort avec un compte-rendu. Puis quand on commence la réunion suivante, elle repart automatiquement de ce dernier compte-rendu qui sert de trame pour amorcer le dialogue et capitaliser.
  • L’intégration avec Office 365, en particulier avec Planner, était essentielle pour nous. Une réunion se traduit par un plan d’actions qui doivent se retrouver dans Planner et sont alimentées automatiquement par les tâches d’Aster. A la réunion suivante, les mises à jour sur Planner ont été prises en compte par Aster.

Quels bénéfices concrets tirez-vous de l’utilisation d’Aster ?

  • La qualité de la préparation – rendue simple, collaborative, en partie automatisée – rend la réunion beaucoup plus intéressante et dense, on y vient tous en étant acteurs, plus seulement l’organisateur. Aster étant un outil collaboratif, cela a donné une nouvelle dimension d’usage pour tous les contributeurs d’une réunion : l’efficacité de la réunion n’incombe plus seulement à l’organisateur, c’est un travail collaboratif. Une information plus riche ressort de la réunion.
  • La diffusion du compte-rendu en un clic permet de cascader des informations riches auprès d’une ou plusieurs équipe(s) et fait gagner beaucoup de temps. Pour tous ceux qui rédigent et diffusent des comptes-rendus, l’aspect instantané et fluide du partage du compte-rendu est vraiment un gain de temps “administratif” qui peut vite représenter beaucoup de temps réel gagné et démultiplié par le nombre de réunions organisées chaque semaine. Ca nous déleste d’un besoin administratif pourtant incontournable.

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