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partie 3

Boostez vos réunions

Objectifs : Aller plus loin dans votre usage d’Aster, en découvrant toutes les fonctionnalités qui vous permettent d’optimiser le suivi de vos rituels de réunion.

Préparer efficacement ma réunion

La préparation de vos réunions est simplifiée par Aster.

🎯 L’objectif est double : consolider tous les éléments de la réunion au même endroit, et gagner du temps en séance.

 

Aster vous aide à atteindre ces objectifs et vous simplifie la préparation et la prise de notes :

  • Envoyez vos notes directement depuis votre navigateur Chrome
  • Recevez un mémo par sms reprenant toutes les informations de la réunion juste avant la séance
  • Utilisez le stylo magique pour ajouter des éléments de vos notes au compte-rendu en un clic

Prêt.e à passer au niveau supérieur ?

1. Envoyer mes notes de réunion directement depuis Chrome

💡Pourquoi envoyer ses notes à Aster ?

Finis les post-it que l’on perd, les notes éparpillées introuvables le jour de la réunion. Vous pouvez prendre des notes à tout moment et les envoyer à Aster pour qu’elles soient regroupées dans la salle de réunion virtuelle sur Aster. Vous ne perdez plus aucune information.

📧 Vous n’utilisez pas Google Chrome ?

Aster vous permet également d’envoyer vos notes depuis vos mails (disponible pour Outlook et Gmail)

Pré-requis
Afin de pouvoir de pouvoir utiliser l’extension Chrome de prise de notes vous devez l’ajouter à votre navigateur : installer l’extension
Prendre des notes depuis votre navigateur
Une fois installée, vous pouvez utiliser votre extension Google Chrome depuis n’importe quel site afin d’envoyer des notes sur dans vos réunions Aster sans quitter le site sur lequel vous vous trouvez.
  • Ouvrez l’extension qui se trouve dans votre barre de navigation
  • Saisissez votre note
    💡Si vous cochez l’option “Note personnelle” vous serez la seule personne à pouvoir la visualiser dans Aster 
  • Choisissez la réunion à laquelle vous souhaitez l’ajouter
  • Sélectionnez l’occurence concernée (dans le cas d’une réunion récurrente)
  • Choisissez le sujet concerné par la note
  • Cliquez sur Envoyer ma note sur Aster
  • Votre note est ajoutée à la réunion 🎉 !

2. Recevoir un mémo par SMS juste avant la réunion

📱Recevez un résumé personnalisé des éléments importants de votre réunion 15 minutes avant la séance

En activant cette option Aster vous envoie un lien personnalisé par SMS contenant : 

  • L’objectif, l’agenda de la réunion et votre rôle
  • Votre travail préparatoire et les actions que vous aviez à faire
  • Vos notes

🚨Pré-requis : L’option mémo par SMS est disponible sur demande. Vous devez ensuite l’activer depuis votre profil.

Mémo SMS 

  • 15 minutes avant la séance, Aster vous briefe en vous envoyant un lien personnalisé pour accéder au récapitulatif des informations importantes de vore réunion
  • Cliquez sur le lien du SMS pour accéder au mémo
  • Vous retrouvez : l’ordre du jour, votre rôle, vos notes ainsi que les actions qui vous sont assignées

 📝Depuis ce lien vous pouvez également saisir directement des commentaires, des messages ou des sujets à aborder en réunion !

  • 🎉Bravo ! Grâce à l’activation du mémo, vous arrivez désormais toujours prêt pour la réunion.

3. Ajouter facilement mes notes au compte-rendu grâce au stylo magique

 📝Zoom sur le coin des notes

Le coin des notes dans votre espace virtuelle de réunion vous permet d’ajouter des commentaires ou fichiers adossés à votre réunion. Par défaut il n’apparaissent pas dans votre compte-rendu et sont des éléments supports de votre réunion.

Pourquoi l’utiliser ?

Cet espace vous permet d’ajouter des remarques au fil de l’eau, notamment lors de la préparation de la réunion, que vous soyez participant ou organisateur. Les notes peuvent être publiques ou privées, et sont regroupées de manière à ne rien oublier le jour de la réunion.

Utilisation du stylo magique : Ajouter vos notes au compte-rendu en un clic 

  • Surlignez le texte de votre note que vous souhaitez ajouter au compte rendu
  • Le menu de classification des éléments du compte-rendu s’ouvre
  • Sélectionnez le type d’élément que vous souhaitez (tâche, décision prise, sujet à discuter ou texte libre)
  • 🎉 Le texte sélectionné est alors directement envoyé dans le sujet dans le compte-rendu.

Améliorer la tenue de mes réunions

La réussite d’une réunion se détermine par l’atteinte de l’objectif initial. 

 

Pour y parvenir plusieurs éléments entrent en jeu, parmi eux :

  • le respect du temps imparti pour la réunion avec une distribution de la parôle,
  • un suivi efficaces des tâches et actions d’une réunion à l’autre, afin de s’assurer de la bonne réalisation du plan d’action défini.

1. Respecter le temps de la réunion : utilisaton du time-keeper

⏱ Time keeper & timer de sujets

Le timer d’Aster vous sert de repère, il est le plus souvent utilisé en complément d’une personne (le time keeper) qui doit s’assurer de le faire respecter, et signaler à l’équipe qu’il va falloir conclure le sujet quelques minutes avant la fin du temps défini.

Les objectifs peuvent être variés :

  • Faire en sorte que la réunion ne dépasse pas le temps imparti
  • S’assurer que tous les sujets soient abordés
  • Eviter les digressions
  • etc.

Utiliser les timers de sujets sur Aster :

  • Vous pouvez paramétrer les timers lors de la création de la réunion ou bien en éditant les sujets
💡 Vous pouvez choisir d’allouer un temps pour chacun des sujets, ou pour une sélection d’entre eux.
  • Utilisation en séance
    Le time keeper lance le timer au début de chaque sujet. De cette manière vous vous assurez que tous les sujets soient abordés dans le temps défini pour votre réunion.

2. Un tour de table pour suivre les actions en début de séance avec le “Check it fAster”

Le succès des rituels de réunion est étroitement lié à la réalisation des plans d’action définis en séance.

Le Check it faster est une fonctionnalité vous permettant de faire un rapide tour de table en début de séance pour passer en revue les actions en cours.

🎯 Objectifs :

  • identifier rapidement les points de blocages
  • suivre l’avancée du plan d’actions

Utiliser le Check it faster en début de séance

  • Au début de la séance, Aster vous propose de lancer le Check it faster
  • Cliquez sur c’est parti
    💡 Dans le cas où vous avez choisi de ne pas afficher le check-it faster par défaut cliquez sur l’icone suivante :
  • Sélectionnez un par un les participants pour passer en revue les tâches de chacun
  • Passez en revue les tâches
    💡 Si des tâches ont été réalisées vous pouvez les cocher directement depuis le check it faster
💡 Vous pouvez choisir d’allouer un temps pour chacun des sujets, ou pour une sélection d’entre eux.

Suivre et consolider les éléments de mes réunions

Le suivi des rituels de réunions et des tâches en cours peut vite devenir un casse tête lorsque l’ont passe une large partie de la semaine en réunion.

Aster vous permet d’avoir une vue consolidée de toutes les réunions auxquelles vous participez, avec une centralisation de tous les éléments. Depuis votre tableau de bord vous pouvez donc suivre vos réunions en cours, mais aussi retrouver les comptes-rendus passés et les actions en court (qu’il s’agisse des votres, ou de celles que vous avez assigné à d’autres participants !)

 

Le suivi est donc largement facilité !

Suivre toutes mes réunions et taches depuis le tableau de bord

Tirez profit de la vue consolidée de vos réunions sur votre tableau de bord pour gagner en efficacité  :

🔎 Tour d’horizon

  • Dans la colonne de gauche vous retrouvez tous vos rituels de réunion, en sélectionnant celle de votre choix vous obtenez une vue filtrée des différentes ocurrences 
  • Au centre vous avez accès à toutes les réunions auxquelles vous participez, ou que vous organisez
    💡 Vous pouvez également retrouver tous vos comptes-rendus passés dans l’onglet compte-rendus, ainsi qu’une vue agenda de vos réunions

🔎 Suivi des tâches

  • Ouvrez le panneau latéral à droite pour suivre vos tâches
  • Vous obtenez une vue de toutes les tâches qui vous sont attribuées dans vos différentes réunions, ainsi que les tâches que vous avez affectées à d’autres participants (tâches suivies)
    💡 Vous avez la possibilité de cocher les tâches directement depuis le panneau, Aster le renseigne automatiquement dans la réunion associée