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PARTIe 1

Ma première réunion avec Aster

Objectifs : découvrir comment utiliser Aster au quotidien pour que vos réunions deviennent de véritables moments d’échanges productifs. Faites vos premiers pas sur l’app !

Comprendre

Pourquoi repenser mes réunions ?

Apprendre

Créer ma première réunion sur Aster

Découvrir

Ma salle de réunion virtuelle sur Aster

Introduction : Pourquoi repenser mes réunions ?

Les réunions sont le métronome de l’activité dans les entreprises. Hors, elles sont le théâtre de nombreux irritants simples qui conduisent à d’importantes conséquences.

Q

Autour de la réunion

Des irritants simples…

  • La réunion déborde
  • Les objectifs ne sont pas atteints
  • Aucune décision n’est prise
  • Les mêmes sujets reviennent réunion après réunion
  • Les actions ne sont pas suivies
  • Les actions ne sont pas faites
  • Nous manquons d’éléments pour décider
  • Les sujets les plus importants n’ont pas le temps d’être abordés
  • Le compte-rendu prend du temps
  • Les participants doivent tout le temps être relancés
  • Les participants sont passifs
s

Sur l'activité

…Avec d’importantes conséquences

  • L’activité prend du retard. Ces moments rythment
    les plans d’actions et les projets
  • De nombreux échanges additionnels et réunions
    ad hoc
  • Beaucoup d’énergie gaspillée et de temps perdu en
    réunion et autour : relance, dépassement du
    temps…

Aster vous aide à faire de toutes vos réunions des rituels efficaces et motivants notamment en vous aidant à les préparer de manière collaborative, à les mener à les animer de manière structurée, et à suivre les plans d’action.

Aster permet de faciliter les actions qui doivent être menées tout au long du « cycle de vie de la réunion » (de la planification jusqu’au suivi des actions) et ce, en facilitant des bonnes pratiques ou en automatisant certaines actions pour vous.

Le but est de vous permettre qu’une réunion ne démarre jamais de zéro, afin d’en améliorer l’efficacité et que chacune d’entre elle soit satisfaisante.

🔎A chaque séance une salle de réunion virtuelle est ouverte.

Elle vous permet de consolider au même endroit toutes les informations dont vous avez besoin pour la réunion :

  • Trame de la réunion
  • Documents
  • Contributions (notes de préparation, mémos, idées…)
  • Reprise des éléments du précédent compte-rendu

La trame peut vivre et être modifiée en séance, elle vous aide à animer et suivre une structure définie en avance.

La salle de réunion est collaborative, vous pouvez donner accès à vos participants qui vont pouvoir prendre connaissance de l’ordre du jour de la réunion et des éléments que vous avez mis à disposition.

Il peuvent également contribuer à la préparation et/ou contribuer directement à la prise de note en temps réel sur Aster ce qui permet de répartir les rôles pendant la réunion et d’aboutir à un compte-rendu qui puisse être envoyé dès la fin de la réunion, diffusable en un clic et auquel tout le monde a participé !

 

Création de ma première réunion avec Aster

Il existe 3 manières de créer une réunion avec Aster :

  • En utilisant un template
  • En créant votre propre réunion
  • En repartant d’un compte-rendu existant

Vous pouvez les créer directement depuis Aster ou directement depuis votre Agenda Outlook ou Google (rendez-vous dans la partie 2 pour en savoir plus).

1. Créer une réunion en partant d’un modèle de réunion

Les modèles de réunions sur Aster vous permettent démarrer facilement sur l’application en vous proposant des méthodologies fournies par Aster ou par votre organisation.

À ces méthodologies sont adossées des trames de réunions que vous pouvez choisir de conserver ou bien les modifier pour les adapter à vos cas d’usage.

Dans chaque modèle de réunion vous retrouvez donc :

  • Des conseils d’animation et d’organisation pour que votre réunion soit une réussite
  • Un exemple d’ordre du jour

Un modèle se présente sous cette forme : Voir un exemple

Pour créer votre première réunion à partir d’un modèle, rendez-vous sur votre compte Aster : nomdelentreprise.asterapp.io

  • Cliquez sur Ajouter une réunion
  • Choisissez À partir d’un modèle
  • Vous accédez à toute la liste des modèles disponibles
  • Renseignez les informations qui correspondent à votre réunion Quand se déroule la réunion ? / Quel est l’objectif ? / Qui participe ? 
    Pour en savoir plus sur ce qu’il se passe lorsque vous invitez des participants à une réunion avec Aster rendez-vous dans la catégorie suivante
  • En cliquant sur Accéder à ma réunion vous ouvrez directement votre espace virtuel de réunion

🔎Partager ma réunion

Donner accès à ma réunion
En choisissant cette option, les participants recevront dans le mail d’invitation un lien vers l’espace virtuel de réunion sur Aster.

Synchroniser mon calendrier avec celui des participants

Cette option permet de joindre un événement calendrier au mail d’invitation afin que les participants puissent l’ajouter à leur agenda

  • Bravo, vous avez créé votre première réunion à l’aide d’un modèle 🎉 

2. Créer ma propre réunion

Vous avez également la possibilité de créer votre propre réunion sur Aster en personnalisant toutes les options pour que celle-ci soit fidèle à vos habitudes.

Une fois la réunion paramétrée vous aurez accès à la salle de réunion virtuelle. 

Aster est particulièrement optimisée pour vos réunions récurrentes de type réunion d’équipe, bilatérale, comité projet, revue des vente, etc. En effet, elle reprend automatiquement le contenu important du CR précédent pour la prochaine réunion !

Pour créer votre première réunion, rendez-vous sur votre compte Aster : nomdelentreprise.asterapp.io

  • Cliquez sur Ajouter une réunion
  • Choisissez À partir de zéro
  • Vous accédez directement à la salle de réunion virtuelle
  • L’entête de la réunion est éditable et vous permet de renseigner les informations de votre réunion
  • Renseignez les informations de votre réunion : La date, l’objectif, les participants, l’accès à la réunion*
    Pour en savoir plus sur ce qu’il se passe lorsque vous invitez des participants à une réunion avec Aster rendez-vous dans la catégorie suivante

🔎Accès à la réunion et synchronisation calendrier

Donner accès à ma réunion

En choisissant cette option, les participants recevront dans le mail d’invitation un lien vers l’espace virtuel de réunion sur Aster.

💡Astuce : Renseignez d’abord les sujets de votre réunion puis revenez dans l’entête de votre réunion grâce à un double clic puis donnez accès à votre réunion. De cette manière les participants recevront l’ordre du jour directement dans le mail d’invitation

Synchroniser avec mon calendrier et celui des participants

Cette option permet de joindre un événement calendrier au mail d’invitation afin que les participants puissent l’ajouter à leur agenda

  • Renseignez ensuite les sujets à l’ordre du jour en cliaquant sur Ajouter un sujet
  • Pour créer des sous-sujets utilisez Ajouter un élément et choisissez la catégorie Sous-sujet (en savoir plus sur les éléments)
  • Bravo, vous avez créé votre première réunion  🎉

Que se passe-t-il quand j’ajoute des participants ?

Aster est conçue pour être utilisée de manière collaborative.

En partageant l’accès à la salle de réunion virtuelle aux participants de la réunion, vous leur permettez non seulement de visualiser l’ordre du jour, mais aussi, selon leur rôle :

  • d’ajouter des notes,
  • de côcher leurs actions réalisées,
  • ou encore d’ajouter des éléments directement au compte-rendu.

Cela vous permet d’augmenter l’engagement en réunion, et de gagner en efficacité dans le suivi des actions et des décisions.

🦸‍♀️ 🦸‍♂️Ce qu’il se passe du côté des participants lorsque vous les invitez à une réunion Aster

Invitation par mail

Les participants reçoivent un mail contenant l’invitation à la réunion, l’ordre du jour, ainsi que le lien vers votre réunion sur Aster si vous l’avez choisi.

💡Ce mail est envoyé uniquement si vous avez choisi de donner l’accès à votre réunion aux participants (voir cas particulier des extensions Outlook et Google dans le chapitre consacré aux intégrations)

Que se passe-t-il si les participants n’ont pas de compte Aster ?

Si un des invités n’a pas de compte nous lui en créons un, et lui envoyons un mail pour qu’il puisse l’activer.

Découverte la salle de réunion virtuelle

Pour chacune de vos réunions, Aster ouvre une salle de réunion vituelle à l’intérieur de laquelle tous vos éléments sont centralisés.

Vous y retrouvez la trame de l’ordre du jour que vous avez définie (vous même ou à l’aide d’un modèle de réunion) qui peut vivre et être modifiée en séance.

Cette trâme vous aide à animer votre réunion et à suivre une structure définie en avance.

Dans cette salle de réunion collaborative, les participants peuvent contribuer à la préparation ainsi qu’à la prise de note en temps réel selon les droits que vous leurs attribuez. 

La prise de notes est simple et intuitive vous permettant ainsi de ne pas perdre de temps et d’obtenir un compte-rendu clair et synthétique, diffusable dès la fin de la réunion.

💡De trame de réunion, à compte-rendu…

Votre trame de réunion devient votre compte-rendu à la fin de la séance. L’interface ne change jamais, peu importe le moment de la réunion (avant, pendant et après).

Vous prenez donc de l’avance sur la rédaction du compte-rendu dès la préparation !

1. Compléter le compte-rendu

La trame de réunion et les éléments ajoutés en séance deviennent tout simplement votre compte-rendu.

Les éléments du compte rendu
Les éléments sont le coeur de votre compte-rendu. Avant la réunion, c’est l’ensemble points à l’ordre du jour. Dès le début de votre réunion, c’est le résultat de vos discussions. En bref, ce sont vos notes catégorisées.

    Il existe 4 types d’éléments :

    • Les décisions. Ce sont vos notes qui résultats d’un arbitrage, d’un choix validé par les participants
    • Les actions. Ce sont les tâches qui doivent être faites après la réunion. Vous pouvez attribuer un ou plusieurs porteurs et une échéance
    • Les sujets à discuter. Ce sont les points que vous n’avez pas encore résolus et qui feront l’objet d’un nouveau débat
    • Le texte libre. Pour de l’information descendante, pour introduire ou conclure un sujet. Ou pour détailler les échanges sur un point particulier
    • Cliquez sur Ajouter un élément
    • Saisissez votre élément puis utilisez la barre d’édition violette pour le catégoriser
    • Pour ajouter une description à votre élément cliquez sur l’icône à droite, ou bien utilisez simplement la touche Tabulation de votre clavier (retrouvez tous les raccourcis ici : Raccourcis clavier )

    • Pour saisir un nouvel élément il vous suffit d’appuyer sur la touche “Entrée”. Par défaut Aster conserve le même type d’élément, libre à vous de le modifier avec la barre d’édition.

    2. Découvrir le coin des notes

    Le coin des notes est un espace de commentaires adossé à votre compte-rendu.

    • Il ne sera pas diffusé lors de l’envoi du compte-rendu
    • Il est ouvert automatiquement à gauche de votre futur compte-rendu tant que la réunion n’a pas commencé

    💡Pourquoi utiliser les commentaires ?

    Ils peuvent être utiles dans plusieurs situations :

    • Diffuser le travail préparatoire de chacun
    • Diffuser le(s) support(s)
    • Noter les messages qu’on souhaite faire passer
    • Demander des éclaircissement sur un sujet
    • Noter des items additionnels à ajouter à un sujet
    • Prendre des notes pendant la réunion
    • Laisser des consignes de préparation pour les participants
    • Pour ouvrir le coin des notes Cliquez sur l’icone de commentaire
    • En cliquant dessus, une note s’ouvre et vous pouvez saisir du texte
      💡Ce commentaire sera associé à cet item
    • Mentionner un participant : utilisez la touche @ de votre clavier
      La personne mentionnée sera notifiée
    • Rendre une note privée : cochez la case “Note personnelle” elle ne sera visible que par vous-même
      Pratique pour se rappeler des messages qu’on veut faire passer !
    • Ajouter un fichier : cliquez sur le trombone pour ajouter un document à l’espace de réunion
      Ce document peut être prévisualisé directement sur Aster !  Vous pouvez par exemple y joindre vos présentations power point et les afficher en séance
    • Ajouter facilement les notes dans le compte-rendu : il suffit de surligner le texte et de l’intégrer dans la trame du compte-rendu comme décision, action, sujet en suspens ou prise de note simple.

    Partage du compte-rendu et suivi des actions d’une réunion à l’autre

    Votre réunion est terminée et vous avez identifié les actions et décisions ?

    Partagez le compte-rendu en seulement 2 clics 🚀


    En partageant le compte-rendu dès la fin de la réunion vous augmentez l’engagement des participants, et favorisez le suivi du plan d’actions que vous avez défini en séance.


    Vous pouvez partager le compte-rendu à tout moment pendant et après votre réunion, et autant de fois que vous le souhaitez.

    • Cliquez sur l’icône de partage à droite de votre trame de réunion

    Vous pouvez choisir différentes options (cumulables) pour le partage de votre compte-rendu :

    • Envoyer le compte-rendu par email
    • Joindre le compte-rendu en PDF à ce email
    • Le partager sur One note.
    • Ajouter facilement les notes dans le compte-rendu : il suffit de surligner le texte et de l’intégrer dans la trame du compte-rendu comme décision, action, sujet en suspens ou prise de note simple.

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