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partie 2

Intégrations Aster

Objectifs : Apprendre à tirer partie des intégrations Aster avec vos outils du quotidien : Office 365, Suite Google, Chrome et Trello.

Comprendre

Comment optimiser la préparation et le suivi de mes réunions ?

Apprendre

Utiliser Aster dans mon environnement de travail

Découvrir

Intégrations Microsoft, Google et Trello

Aster & Office 365

Pré-requis : Afin de pouvoir utiliser Aster dans votre environnement Microsoft vous devez installer l’intégration.

En choisissant d’intégrer Aster à la vos outils Office 365, vous fluidifiez la circulation des informations et vous permettez que la préparation d’une réunion se fasse sans effort au fil de l’eau et des informations qui arrivent.

 

L’utilisation d’Aster au quotidien devient intuitive : La planification se fait directement depuis votre Agenda Outlook, vos tâches sont synchronisées avec Planner et vos comptes-rendus partagés via Sharepoint.
En bonus, vous pouvez même prendre des notes depuis vos mails et les envoyer en un clic dans votre espace de réunion virtuel sur Aster.

🔄Aster s’intègre à tous les outils de la suite Office 365

Agenda Outlook
L’intégration permet de : 

  • Créer vos réunions Aster directement depuis votre agenda
  • Prendre des notes depuis vos mails et les envoyer sur Aster

Planner
Vous pouvez exporter les tâches définies dans l’espace de réunion Aster vers le Planner d’une équipe Teams. Le nom de la tâche, le porteur et l’échéance sont envoyés à Planner.

Sharepoint
Lorsque le compte-rendu est prêt, il peut être exporté vers le SharePoint lié à une équipe Teams, au format OneNote pour permettre l’édition.

🏃Accès rapide aux différentes parties :

1. Outlook

1.1 Créer une réunion depuis mon Agenda

Retrouvez comment installer le plug-in Aster dans votre Agenda selon votre version d’Office : procédures d’installation.

💡Comment la connexion Aster <> Outlook fonctionne-t-elle ?

Lorsque vous ajoutez votre réunion sur Outlook Aster va lire les informations du mail d’invitation : les invités, le nom, la période et les éléments que vous renseignez comme les sujets à l’ordre du jour ou l’objectif.

Une fois que vous envoyez l’invitation, Aster créé la salle de réunion virtuelle associée à cette réunion qui sera accessible directement dans le mail d’invitation en cliquant sur le lien.

Pour mettre à jour les informations d’une réunion directement depuis Outlook, ouvrez le plugin Aster pour que les modifications soient prises en compte et cliquez sur “Envoyer la mise à jour”.

 

Découvrez comment créer votre réunion en vidéo ▶️ :

    Pour créer votre première réunion Aster depuis le plug-in, rendez-vous sur dans votre Agenda Outlook

    • Cliquez sur Réunion
    • Ouvrez sur le plugin Aster
      💡Dans la version web cliquez sur Nouvel événement, puis le module Aster se trouve dans les 3 points à droite de la barre des compléments
    • Vous avez ensuite accès à l’éditeur Aster

    🎯Une invitation claire et structurée grâce au plugin

    Lorsque vous créez votre réunion via le plugin, Aster ajoute un lien dans l’invitation vers la salle de réunion virtuelle et va compléter l’objectif et l’ordre du jour de la réunion.

    Cela permet d’envoyer à vos participants une réunion très bien structurée et de leur communiquer l’objectif de la réunion, ainsi que les sujets qui vont être abordés. À l’intérieur de chaque sujet vous pouvez déterminer un rôle pour vos participants (par exemple désigner un responsable qui va porter le sujet, ou encore un contributeur), et également ajouter un travail préparatoire si nécessaire.

    • Remplissez les informations de base de votre réunion de manière classique : Le nom, les participants, le lieu, la date
    • Ajoutez des sujets à l’ordre du jour dans l’extension Aster, et renseignez le rôle de chacun.
      💡Cette étape est facultative mais recommandée, elle permet aux participants de recevoir une invitation structurée
    • Aster rempli automatiquement le mail d’invitation
    • Envoyez votre invitation
    • 🎉Bravo, votre réunion est créée sur Aster et dans votre agenda !

    💡Créez vous réunions encore plus facilement

    Depuis un modèle

    Comme depuis la version web, vous pouvez choisir de créer votre réunion depuis un modèle. Aster pré-rempli alors toutes les informations à l’ordre du jour et vous fourni une méthodologie de réunion dans votre espace de réunion.
    Pour en savoir plus sur les modèles de réunions, rendez-vous dans la partie 1.

    Depuis une réunion existante

    Ce mode de création vous permet de repartir d’un compte-rendu existant. Vous pouvez donc facilement créer une réunion de suivi. Aster reprend les sujets à l’ordre du jour ainsi que les tâches et sujets à discuter.

    1.2 Ajouter une de mes réunions existantes à Aster

    Vous avez la possibilité d’ajouter une de vos réunions existante sur Outlook à Aster : cela vous permet de profiter des bénéfices d’Aster tout en conservant l’événement Outlook existant. 

    🚨Pré-requis : Vous devez être organisateur de la réunion sur Outlook pour pouvoir la rendre disponible sur Aster

    Dans votre Agenda Outlook

    • Cliquez sur la réunion que vous souhaitez rendre disponible sur Aster pour l’ouvrir
    • Cliquez sur le plugin Aster
    • Cliquez sur Envoyer une mise à jour
    • 🎉Bravo ! Votre réunion est désormais disponible sur Aster

    🚨Attention. Lorsque vous choisissez d’annuler les modifications sur Outlook, elles ne sont pas annulées sur Aster car c’est à l’ouverture du plugin Aster que les informations sont envoyées. Il faudra donc les modifier dans votre espace de réunion sur Aster pour qu’il soit à jour.

    1.3 Prendre des notes depuis mes mails

    Aster vous permet de prendre des notes directement depuis vos mails sur Outlook

    💡Pourquoi envoyer ses notes à Aster ?

    Finis les post-it que l’on perd, les notes éparpillées introuvables le jour de la réunion. Vous pouvez prendre des notes à tout moment et les envoyer à Aster pour qu’elles soient regroupées dans la salle de réunion virtuelle sur Aster. Vous ne perdez plus aucune information.

    Envoyer des notes dans vos réunions Aster depuis votre messagerie Outlook :

    • Sélectionnez le module de prise de notes Aster dans la barre de navigation
    • Le plugin Aster s’ouvre à côté de vos mails
    • Connectez-vous à votre compte
    • Ajoutez votre note directement dans le plugin
    • Sélectionnez ensuite le Nom de la réunion, l’itération (dans le cas d’une réunion récurrente), et le sujet dans lequel vous voulez envoyer la note
      💡En cochant Note personnelle votre note ne sera visible que par vous même sur Aster
    • Cliquez sur enregistrer pour envoyer la note dans la réunion concernée
    • En cliquant sur voir la réunion vous accédez à votre interface Aster et vous retrouvez votre note dans le coin des notes

    2. Planner : synchroniser mes tâches

    💡Planner peut s’appeler “Planificateur” dans votre environnement Microsoft.

    Le succès des rituels de réunion est étroitement lié à la réalisation des plans d’action définis en séance. Pour cela il est important que les tâches soient assignées à des porteurs, et que le suivi de leur exécution soit le plus simple et le plus fluide possible.

     

    En intégrant Aster à Planner vous avez l’opportunité d’exporter les tâches identifiées dans une réunion dans un Planner (d’équipe ou individuel), et de pouvoir les marquer comme réalisées pour un suivi efficace.

    1. Synchroniser votre réunion avec le Planer de votre choix

    • Ouvrez votre réunion
    • Rendez-vous dans le coin de partage, dans l’onglet synchronisation des tâches
    • Renseignez l’URL de votre plan
    🔎Trouver l’URL de mon plan

    Vous utilisez Planner dans Teams

    Dans Teams, cliquez sur l’icône en haut à droite pour ouvrir un nouvel onglet directement dans Planner (l’interface en propre). Copier alors l’URL de la page qui vient de s’ouvrir.

    Vous utilisez Planner dans son interface en propre

    Ouvrez directement le Planner (ou Planificateur ; accessible à tasks.office.com) avec lequel vous souhaitez synchroniser les tâches. Puis copier coller l’url de la page.

     

    Note : Cette URL doit toujours commencer par “https://tasks.office.com”

    • Cliquez sur synchroniser
    • Choisissez dans quel compartiment vous envoyez les tâches
    • Votre réunion est désormais synchronisée avec votre plan 🎉

    Vous constatez alors que les tâches, l’échéance et le porteur sont synchronisées avec Planner.

    🔎Zoom sur le lien entre Aster et Planner

    Aster vers Planner

    • Création ou mise à jour d’une tâche
    • Création ou mise à jour d’une échéance
    • Création ou mise à jour d’un porteur
    • Déclarer une tâche réalisée

    Planner vers Aster

    • Déclarer une tâche réalisée

    💡Note : Lorsque vous ajouter de nouvelles tâches après la première synchronisation, ou que vous déclarez des tâches comme réalisées dans Planner,  veillez à synchroniser Aster avec Planner (Coin partage > Onglet Synchronisation des tâches > Mettre à jour les modifications faites depuis MS Planner)

    3. Sharepoint : Partagez vos comptes-rendus au format OneNote

    Partager votre compte-rendu sur Sharepoint

    • Rendez-vous dans le coin de partage, dans l’onglet partage du compte-rendu
    • Cochez Partager via OneNote
    • Choisissez le site SharePoint sur lequel vous souhaitez enregistrer votre compte-rendu
    • Cliquez sur Valider
      💡Vous pouvez à tout moment choisir un autre site SharePoint en cliquant sur “Modifier le site”
    • Cliquez sur Partager le compte-rendu

    Retrouver vos comptes-rendus dans Sharepoint

    • Rendez-vous dans SharePoint, vous retrouvez toutes vos réunions
    • Cliquez sur le nom de la réunion pour accéder au compte-rendu
    💡Le cas des réunions récurrentes

    Les comptes-rendus des réunions récurrentes sont regroupés sur Aster, un onglet OneNote est attribué pour chaque occurence

    Google

    Pré-requis
    Afin de pouvoir de pouvoir Aster pour Google il vous faut  l’ajouter à votre navigateur : installer l’extension

    En choisissant d’intégrer Aster à la vos outils Google vous fluidifiez la circulation des informations et vous permettez que la préparation d’une réunion se fasse sans effort au fil de l’eau et des informations qui arrivent.

     

    L’utilisation d’Aster au quotidien devient intuitive : La planification se fait directement depuis Google Agenda, et vos tâches sont synchronisées avec Google Task.
    En bonus, vous pouvez même prendre des notes depuis vos mails et les envoyer en un clic dans votre espace de réunion virtuel sur Aster.

    1. Google Agenda

    💡L’intégration Aster à votre calendrier Google vous permet deux choses :

    • Créer une réunion Aster depuis Google Calendar
    • Ajouter une de vos réunions existantes dans votre agenda à Aster

    1.1 Créer une réunion depuis mon Agenda

    L’intégration Aster offre deux possibilités pour créer vos réunions depuis Google Calendar :

     

    • Directement depuis le calendrier
      Il vous suffit d’utiliser le bouton “Créer avec Aster” pour ajouter votre réunion
    • Depuis un événement Google
      Depuis un événement Google Calendar il vous suffit de cliquer sur l’extension Aster qui se trouve dans votre barre de navigation pour ouvrir l’éditeur de réunion Aster.
    Remplir l’invitation avec Aster

    • Afin de connecter Aster et Google vous devez ajouter Aster aux participants de la réunion. Il vous suffit de copier/coller l’adresse aster@entrup.co
    • Vous avez ensuite accès à l’éditeur Aster

    🎯Une invitation claire et structurée grâce au plugin

    Lorsque vous créez votre réunion via le plugin, Aster ajoute un lien dans l’invitation vers la salle de réunion virtuelle et va compléter l’objectif et l’ordre du jour de la réunion.

    Cela permet d’envoyer à vos participants une réunion très bien structurée et de leur communiquer l’objectif de la réunion, ainsi que les sujets qui vont être abordés. À l’intérieur de chaque sujet vous pouvez déterminer un rôle pour vos participants (par exemple désigner un responsable qui va porter le sujet, ou encore un contributeur), et également ajouter un travail préparatoire si nécessaire.

    • Remplissez les informations de base de votre réunion : Le nom, les participants, le lieu, la date
    • Ajoutez des sujets à l’ordre du jour dans l’extension Aster, et renseignez le rôle de chacun.
      💡Cette étape est facultative mais recommandée, elle permet aux participants de recevoir une invitation structurée
    • Aster rempli automatiquement le mail d’invitation
    • Envoyez votre invitation
    • 🎉Bravo, votre réunion est créée sur Aster et dans votre agenda !

    💡Créez vous réunions encore plus facilement

    Depuis un modèle

    Comme depuis la version web, vous pouvez choisir de créer votre réunion depuis un modèle. Aster pré-rempli alors toutes les informations à l’ordre du jour et vous fourni une méthodologie de réunion dans votre espace de réunion.
    Pour en savoir plus sur les modèles de réunions, rendez-vous dans la partie 1.

    Depuis une réunion existante

    Ce mode de création vous permet de repartir d’un compte-rendu existant. Vous pouvez donc facilement créer une réunion de suivi. Aster reprend les sujets à l’ordre du jour ainsi que les tâches et sujets à discuter.

    1.2 Ajouter une réunion existante à Aster (depuis Calendar)

    Vous pouvez utiliser Aster avec vos réunions déjà existantes

    • Cliquez sur l’événement présent dans votre agenda (comme pour le modifier)
    • Cliquez sur l’extension Aster dans votre barre de navigation
    • Ajoutez Aster aux participants de la réunion
    • Ajoutez aster@entrup.co aux participants de la réunion
    • Enregistrez
    • La réunion est créée sur Aster 🎉
    🚨NB: vous devez être organisateur de la réunion pour pouvoir l’ajouter à Aster

    2. Google Task

    Le succès des rituels de réunion est étroitement lié à la réalisation des plans d’action définis en séance. Pour cela il est important que les tâches soient assignées à des porteurs, et que le suivi de leur exécution soit le plus simple et le plus fluide possible.

    En intégrant Aster à Google Task vous avez l’opportunité d’exporter les tâches qui vous sont assignées dans une réunion dans Google Task, et de pouvoir les marquer comme réalisées pour un suivi efficace.

    Pré-requis
    Afin de pouvoir de pouvoir synchroniser vos tâches avec une liste Google Task vous devez connecter votre compte Task à Aster dans l’onglet “Intégrations” de votre profil

    Synchroniser votre réunion avec la liste Google Task de votre choix

    • Ouvrez votre réunion
    • Rendez-vous dans le coin de partage, dans l’onglet synchronisation des tâches
    • Choisissez la liste Google Task vers laquelle vous souhaitez envoyer les tâches qui vous sont assignées

    Google Chrome : prise de notes depuis votre navigateur

    Le plug-in Aster dans Chrome vous permet de prendre des notes directement depuis votre navigateur.

    💡Pourquoi envoyer ses notes à Aster ?

    Finis les post-it que l’on perd, les notes éparpillées introuvables le jour de la réunion. Vous pouvez prendre des notes à tout moment et les envoyer à Aster pour qu’elles soient regroupées dans la salle de réunion virtuelle sur Aster. Vous ne perdez plus aucune information.

    Pré-requis
    Afin de pouvoir de pouvoir utiliser l’extension Chrome de prise de notes vous devez l’ajouter à votre navigateur : installer l’extension
    Prendre des notes depuis votre navigateur
    Une fois installée, vous pouvez utiliser votre extension Google Chrome depuis n’importe quel site afin d’envoyer des notes sur dans vos réunions Aster sans quitter le site sur lequel vous vous trouvez.
    • Ouvrez l’extension qui se trouve dans votre barre de navigation
    • Saisissez votre note
      💡Si vous cochez l’option “Note personnelle” vous serez la seule personne à pouvoir la visualiser dans Aster 
    • Choisissez la réunion à laquelle vous souhaitez l’ajouter
    • Sélectionnez l’occurence concernée (dans le cas d’une réunion récurrente)
    • Choisissez le sujet concerné par la note
    • Cliquez sur Envoyer ma note sur Aster
    • Votre note est ajoutée à la réunion 🎉 !

    Trello : Envoyez vos tâches Aster vers votre tableau

    Vous utilisez Trello avec votre équipe ou à titre personnel pour organiser vos tâches ?

    Vous pouvez synchroniser vos réunions Aster avec vos tableaux Trello. Vos tâches seront ainsi automatiquement créées et mises à jour sous forme de card sur Trello dans le tableau de votre choix.

    💡Pourquoi synchroniser Aster avec Trello ?

    Le succès des rituels de réunion est étroitement lié à la réalisation des plans d’action définis en séance. En intégrant vos tâches Aster à votre outil de gestion Trello vous rendez le suivi des actions fluide et intégrez complétement vos rituels de réunion à votre workflow de  travail.

    Pré-requis
    Afin de pouvoir de pouvoir exporter vos tâches Aster vers votre tableau Trello vous devez synchroniser vos comptes.
    Synchroniser une réunion Aster avec un tableau Trello :

     

    • Rendez-vous dans le coin de partage de votre réunion Aster
      💡La synchronisation se fait entre une réunion donnée (ou routine) et un board (et non pas au niveau du compte dans sa globalité)
    • Renseignez l’url de votre tableau Trello
      💡Si vous cochez l’option “Note personnelle” vous serez la seule personne à pouvoir la visualiser dans Aster 
    • Lors de l’activation de la synchronisation, toutes vos tâches sont créées sur Trello.
    🔎Zoom sur le lien entre Aster et Trello

    Pour chaque tâche est synchronisé :

    • Le nom de la tâche et sa description
    • Les participants à qui est assignée la tâche (pour cela il est nécessaire que les participants aient un compte Aster et un compte Trello, et qu’ils aient synchronisé leurs comptes Aster et Trello)
    • La deadline

    💡À savoir

     

    • La synchronisation des tâches est automatique d’Aster vers Trello
    • Si vous avez modifié une card sur Trello, il faut cliquer sur “Mettre à jour les modifications” pour mettre à jour la tâche sur Aster
    • Vous pouvez changer le tableau Trello avec lequel votre réunion est synchronisée en utilisant le pinceau à côté de l’url. Dans ce cas toutes vos tâches seront re-crées dans votre nouveau tableau

    Vidéo : Synchronier mes tâches avec mes outils

    Que vous utilisiez Planer, Google Task ou Trello, Aster vous permet de synchroniser vos tâches avec vos outils. Découvrez comment en vidéo.